Laporan Yang Efektif Menggunakan Kaedah SMART & SPEED

Salam sejahtera semua, hari ini saya ingin berkongsi dengan saudara dan saudari sekalian mengenai kaedah untuk menyediakan laporan yang boleh memberi impak yang baik kepada pembaca ataupun boss kita. Penulisan laporan amat penting bagi sesebuah jabatan atau organisasi, daripada laporan tersebutlah segala maklumat terperinci boleh diperolehi dan langkah tindakan jika berlakunya sebarang krisis ataupun isu.

Laporan yang ingin saya ketengahkan ini mungkin lebih berat kepada bidang kejuruteraan. Tetapi kita jangan menyempitkan pemikiran kerana asasnya adalah sama bagi sebarang bidang sekalipun, cuma olahannya sahaja mungkin berbeza.

Ada 2 kategori laporan:

1. Laporan yang berbentuk KPI (Key Performance Indicator) - amat penting untuk semua organisasi. Laporan inilah yang akan menentukan kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi atau individu. Laporan ini biasanya disediakan setahun sekali. Pada akhir tahun, laporan KPI inilah akan digunakan untuk menilai prestasi sesebuah organisasi atau individu.
2. Laporan untuk aktiviti harian, mingguan ataupun terdapat sebarang isu penting yang memerlukan penjelasan lengkap - lebih kepada laporan kepada orang atasan ataupun rujukan untuk sebarang kes ataupun isu yang berbangkit.

Untuk laporan berbentu KPI, perlu ada 4 ciri utama:

SMART

• Simple - Clearly define and easily understood
• Measurable - Can be visualize in number or mass
• Achievable - Can get it
• Realistic - Definite and possible to achieve
• Timely - Reasonable time frame or target

 Untuk laporan kategori kedua terdapat 5 ciri utama:

SPEED

• Simple - Easy and not complicated to understand
• Precise - Sharply exact or accurate or delimited
• Engineering - The discipline dealing with the art of or science of applying scientific knowledge to practical problem.
• Engagement - The act of sharing the activities of a group. Dealing with organization or individual.
• Date - Day specified as the time something happen or going to happen (deadline)

Maaf sekiranya panduan diberi dalam bahasa inggeris. Bagi saya, bahasa yang digunakan amat mudah difahami. Harap semua pembaca boleh mendapat manfaat dari perkongsian tips saya hari ini.